 I ] - AVANT LA COMPETITION |
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1 - A J-60 | A - Diffusion du dossier compétition
Deux mois avant la compétition, l'organisateur transmet par internet (courrier mail) le dossier compétition aux clubs ou aux comités participants. Ce dossier compétition contient les éléments suivants :
- La fiche de présentation de la manifestation.
- Un modèle du fichier Excel Combat (livré avec Marion )
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ATTENTION : Avant d'envoyer le fichier Excel, il est impératif de contrôler les catégories d'âges du fichier Excel pour être cohérent avec la fiche de présentation de la manifestation.
L'utilisation de ce fichier ne nécessite pas l'installation du logiciel Marion sur son ordinateur. |
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2 - De J-60 à J-15 |  A - Saisie des participants dans le fichier Excel
Chaque représentant d'équipe (Club, CDT ou CRT) saisit dans le fichier Excel ses participants, en respectant les instructions de la page Accueil et le formalisme du fichier Excel. |
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B - Envoi du fichier Excel par e-mail
Jusqu'à J-15 de la compétition, chaque représentant d'équipe (Club, CDT ou CRT) renvoie le fichier Excel dûment renseigné par internet (simple e-mail) à l'organisateur de la compétition. |
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 C - Réception des fichiers Excel par l'organisateur
Jusqu'à J-15, l'organisateur reçoit par e-mail les fichiers Excel d'inscription des Clubs, CDTs ou CRTs. Préalablement, l'organisateur doit organiser sur le disque dur de son ordinateur un lieu de stockage pour sa compétition.
Nous conseillons :
- Création d'un dossier avec : "Nom de la compétition - Lieu - Date"
- Création d'un sous-dossier : 1 - Information Generale Competition
- Création d'un sous-dossier : 2 - Reception Fichiers d'inscriptions
- Création d'un sous-dossier : 3 - Import Fichiers d'inscriptions
- Création d'un sous-dossier : 4 - Liste Confirmation Participants
- Création d'un sous-dossier : 5 - Validation Liste Confirmation Participants
- Création d'un sous-dossier : 6 - Litige Liste Confirmation Participants
L'organisateur enregistre sur son disque dur les fichiers Excel d'inscriptions reçus dans sa messagerie, en prenant soin d'enregistrer les fichiers avec pour nom celui de l'équipe participante. |
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D - Contrôle des ordinateurs
Dans le cas d'une utilisation de l'application Marion en réseau avec l'Option Full Scoring, l'organisateur contrôle le bon fonctionnement de chaque ordinateur individuellement, ainsi que tout le matériel qui sera utilisé lors de la compétition.
Il peut par exemple réaliser un test réseau, contrôler ses câbles réseaux, manettes etc., afin de s'assurer de ne pas rencontrer de surprise la veille de la compétition. |
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3 - De J-15 à J-7A - Saisie des paramètres de la compétition sous Marion
Avant d'inscrire les participants individuellement ou par l'import de fichier, l'organisateur effectue les contrôles suivants :
Au niveau de l'ordinateur :
- Vérifier la date et l'heure système de l'ordinateur. Si nécessaire, les mettre à jour.
- Vérifier les paramètres régionaux afin d'être conforme avec les modalités usuelles de saisie et d'affichage en France (heures, séparateur décimal …).
Au niveau du logiciel Marion :
- Vérifier la date de référence pour le calcul de la catégorie d'âge, via l'édition des paramètres systèmes.
- Vérifier si tous les paramètres combat (catégories d'âges, de poids,etc...) sont conformes avec votre type de compétition.
Ensuite cliquez sur le bouton "Création d'une nouvelle compétition" dans la fenêtre Paramètres de la compétition. |
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| ATTENTION : Veillez à saisir correctement les dates de compétition (début et fin). Ces champs ne sont plus modifiables par la suite, car ils conditionnent le périmètre du planning. |
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 B - Inscription du staff et des participants
L'inscription du staff et des participants peut se faire soit individuellement à l'aide des écrans Inscription du staff et Inscription des participants, ou en effectuant un import de fichier Inscription à partir d'un fichier Excel.
La solution du fichier d'import permet de traiter 500 participants en une minute.
Au fur et mesures de la réception des fichiers d'inscriptions par e-mail, l'organisateur doit inscrire les équipes participantes à la compétition. Après chaque enregistrement, il doit prendre soin de déplacer le fichier traité du sous-dossier "Réception des fichiers d'inscriptions", et de le transférer dans le sous-dossier "Import des fichiers d'inscriptions".
Au fil de l'eau des réceptions des fichiers d'inscriptions par e-mail, vous devez importer les équipes participantes à votre compétition, en prenant soin de prendre le fichier à importer dans le sous-dossier "Réception des fichiers d'inscriptions" puis de le transférer dans le sous-dossier "Import des fichiers d'inscriptions" quand vous avez réalisé l'inscription de cette équipe. |
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| ATTENTION : Avant de commencer l'import des équipes participantes, veuillez sélectionner le bon type de catégories de poids dans le module "Paramètres de la compétition combat". |
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a) - Inscrire le staff | | L'inscription du staff vous permettra de gérer les accréditations à réaliser. A cet effet, un format d'étiquettes a été spécialement créé et vous pourrez ainsi connaître le nombre exact d'arbitres dont vous disposerez pour votre compétition. |
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b) - Inscrire les participants | | L'inscription des participants permet de connaître leur nombre exact, de les regrouper en tableaux et de préparer les différents contrôles (passeports sportifs et pesées). |
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ATTENTION : Concernant les catégories se chevauchant : Benjamins 1 et 2 avec Benjamins, Seniors avec Espoirs et Seniors avec Vétérans, vous devez cliquer sur la liste déroulante pour sélectionner la catégorie désirée comme pour la sélection du poids.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter l'aide Inscription des participants. |
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C - Contrôler les inscriptions des équipes
L'écran Récapitulatif des équipes permet de contrôler la saisie, par rapport à la fiche d'inscription de chaque équipe. |
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| ATTENTION : Pensez à sauvegarder la base de données (le fichier TIRSORT.MDB) sur une clé usb ou un disque dur externe, afin de parer un éventuel disfonctionnement de votre ordinateur. |
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4 - De J-7 à J-1A - Validation de la "Liste de confirmation des participants"
La validation de la "Liste de confirmation des participants", vous permet en amont de votre compétition de corriger et de valider les informations relatives aux participants et aux membres du staff, et ainsi limiter tous litiges le jour de la compétition.
Nous vous invitons à mettre au format PDF la "Liste de confirmation des participants" de chaque équipe, et de l'enregistrer dans le sous-dossier "Liste de confirmation des participants", puis de les transmettre par e-mail aux responsables de chaque équipe concernée.
Chaque responsable d'équipe devra ensuite vous valider la liste par retour de e-mail. |
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B - Impression des étiquettes des participants et du Staff
Vous avez à votre disposition 11 formats d'étiquettes dans le module Impressions. Pour les participants, les étiquettes seront collées sur le passeport, quant aux staff, elles seront collées sur des badges. Elles vous permettront ainsi de contrôler les participants et le staff durant le déroulement de la compétition.
Les étiquettes de format A5 peuvent être collées sur le dobok du combattant, afin de mieux le repérer durant le déroulement de la compétition.
Pour la transmission des étiquettes aux équipes participantes, vous avez le choix de les leur envoyer avant la compétition, ou de les leur remettre directement lors du contrôle des passeport sportif la veille de la compétition. |
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C - Publication web
La publication de la liste des participants inscrits à votre compétition sur votre site web, vous permettra d'améliorer la communication de votre manifestation, et de rendre votre site plus attractif. Elle permet également d'effectuer des corrections éventuelles sur des participants avant le contrôle des pesées.
Vous avez dans l'écran Impressions plusieurs formats impressions à votre disposition, dont le "Listing par catégorie" et le "Listing par équipe". |
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5 - A J-1A - Contrôler les passeports sportifs des participants
A J-1, vous devez procéder au contrôle des passeports sportifs. Afin de bien effectuer ces contrôles, vous avez dans le module Impressions plusieurs formats impressions disponibles. Nous vous conseillons d'imprimer une des listes suivantes :
- "Liste totale des participants par équipe"
ou
- "Liste de confirmation des participants"
Vous pouvez également imprimer la "Liste totale des participants par ordre alphabétique" pour retrouver plus rapidement un participant. |
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B - Contrôler le poids des participants
Nous attirons votre attention sur l'importance de cette phase de l'organisation, car elle conditionne le bon déroulement de votre compétition.
Effectivement, l'ajout d'une personne ou la modification de catégories pendant le déroulement de la manifestation peuvent impacter un, voire plusieurs tirages au sort !
Pour ce contrôle, nous vous conseillons d'imprimer une des listes suivantes à partir du module Impressions :
- "Liste des participants par catégorie"
ou
- "Liste de confirmation des participants"
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| La pesée est le point sensible de votre compétition, vous devez être très rigoureux pendant cette étape. |
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Par expérience, nous vous conseillons d'être à 2 personnes par "points de contrôle" :
Un officiel à la balance qui :
- Contrôle le passeport et le poids du participant, et qui ensuite communique la catégorie, le nom et le poids du participants à son collègue à la table.
- Tamponne l'étiquette se trouvant sur le passeport avec un tampon "Pesée"
Un officiel à la table qui :
- Valide ou modifie le poids dans la case "Validation" prévue à cet effet sur la "Liste des participants par catégorie" ou sur la "Liste de confirmation des participants par équipe"
- Coche (V) la case poids quand le poids est correct
ou
- Ecrit le poids réel du participant, si celui-ci est hors catégorie (ne surtout pas réécrire le participant sur un autre listing), afin d'éviter, lors de la correction des poids dans l'outil, de retrouver le même participant à plusieurs endroits.
- Fait signer la feuille par chaque participant, afin de valider son passage et de le responsabiliser.
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C - Modifications des informations suite aux contrôles (Retour des pesées)
Pour apporter les modifications relatives aux participants, il faut aller sur l'écran Inscription des participants, double-cliquer sur le libellé "N° de Licence" du participant ou sur le libellé "Nom". Cette action vous ouvrira une fenêtre de recherche sur le n° de Licence ou une fenêtre de recherche sur le nom de famille.
Vous pouvez aussi cliquer directement dans le tableau sur la ligne du participant à modifier, puis ensuite apporter vos modifications en vous aidant des possibilités de tris.
Par expérience, nous vous conseillons d'être à 2 personnes pour effectuer les modifications :
- Une personne qui communique les modifications à effectuer, et qui les surligne sur le listing dès la prise en compte.
- Une personne qui effectue les modifications ou suppressions sous Marion dans le module Inscription des participants.
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| ATTENTION : Dans le cas d'une suppression d'un participant, et si vous avez un doute, il est préférable de conserver l'inscription de ce participant. Vous limitez ainsi l'impact sur l'organisation de votre compétition, car il est plus facile de déclarer le participant forfait lors du déroulement de votre compétition. |
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| Si vous devez supprimer une équipe complète, il est préférable d'aller sur l'écran Récapitulatif des équipes. Attention, cette fonctionnalité est possible uniquement si aucun tirage n'a été effectué. |
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 D - Tirage au sort des tableaux
Quand toutes les modifications sont faites et validées par les différents responsables d'équipes, vous pouvez engager les tirages au sort avec l'ensemble des responsables d'équipe sur un écran vidéo. Vous disposez de 3 tirages possibles, qui peuvent être combiné, cependant nous vous recommandons d'appliquer le tirage au sort optimisé.
Exemple : Vous pouvez mettre des têtes de séries en sélectionnant un participant puis glisser le participant sur le champ souhaité, et terminer votre le tirage aléatoirement par lot.
Il existe également la possibilité de sélectionner plusieurs catégories, et d'effectuer le tirage au sort de ces catégories simultanément. En cliquant sur le bouton "Informations sur les tableaux" , vous visualisez l'ensemble des tableaux de votre compétition.
Pour les impressions, veuillez d'abord effectuer la planification et seulement ensuite imprimer les tableaux de tirage dans le module d'Impressions. En suivant cet ordre, vous aurez la numérotation des combats sur les feuilles de tirage au sort. Mais ceci n'est pas obligatoire, vous pouvez imprimer les tableaux sans effectuer la planification. |
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E - La planification
Concernant la planification, nous vous conseillons de vous planifier uniquement la journée à venir, et de commencer par la plus grosse catégorie, et de terminer avec la plus petite.
La planification des catégories est une aide au bon déroulement de votre compétition, ce n'est pas une tache obligatoire, cependant elle vous permet d'estimer la durée des combats et ainsi optimiser l'organisation sur chaque aire de combat.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, répartir une catégorie sur plusieurs aires, mais faites attention au positionnement des différents niveaux de la catégorie. Par exemple, ne pas faire débuter les 16ième de finales avant la fin des 32ième de finales.
Pour vous aider dans votre planification, nous avons ajouté des informations dans l'entête du tableau de planification.
Avec cette version de Marion , vous pouvez maintenant ajouter ou retirer une ou plusieurs aire(s) de combat à partir de ce module. |
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F - Impression des tableaux de tirage au sort
Une fois que vous avez réalisé la planification, vous pouvez effectuer leurs impressions. Entrez dans le module d'impression et sélectionnez le type de tableau que vous souhaitez.
Vous avez à votre disposition 2 formats d'impression :
- un format avec le libellé complet de l'équipe au 1er niveau "Tableaux de tirage des combats V2"
- un format sans libellé d'équipe "Tableaux de tirage des combats V1".
Nous vous conseillons d'imprimer 3 jeux (1 pour la table centrale, 1 pour les aires de combat, 1 pour l'affichage auprès des participants et spectateurs)
Concernant l'affichage auprès des participants et spectateurs, il est important d'afficher tous les tableaux même ceux où il n'y a qu'un(e) seul(e) participant(e).
Pour imprimer vos tableaux, plusieurs possibilités s'offrent à vous :
Cas 1 : Si vous avez effectué la planification, vous avez la possibilité d'imprimer tous les tableaux pour une journée bien précise. Sélectionnez la date et laissez le critère de l'aire sur *.
Cas 2 : Si vous avez effectué la planification, vous avez la possibilité d'imprimer uniquement les tableaux d'une aire bien précise. Sélectionnez la date et mettez le critère de l'aire sur l'aire 1, puis l'aire 2, etc.…
Cas 3 : ou imprimer uniquement une catégorie bien précise.
Le listing des combats peut être imprimé soit pour donner l'ordonnancement des combats de la journée sur chaque aire, ou pour sauvegarder les résultats au format listing à la fin de chaque compétition. |
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G - Publication web
A cette instant, l'organisateur est prêt pour commencer sa compétition le lendemain. Nous l'invitons à publier sur son site internet les tableaux de tirage au sort afin de mettre en avant sa compétition et de mieux communiquer avec les participants, les spectateurs et les médias. |
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| ATTENTION : Pensez à sauvegarder la base de données (le fichier TIRSORT.MDB) sur une clé usb ou un disque dur externe, afin de parer un éventuel disfonctionnement de votre ordinateur. |
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